Un proveedor de salud mental reduce drásticamente el tiempo de auditoría de historias clínicas con la ayuda de la IA

Cerebral es un proveedor de atención de salud mental virtual cuya misión es democratizar el acceso a una atención de alta calidad para todos. Con varios planes de suscripción mensuales de servicio completo para elegir, los miembros reciben acceso en línea a terapeutas y proveedores que recetan medicamentos.

Las visitas se realizan a través de un chat de video y los miembros pueden enviar mensajes directamente a su equipo de atención. Los miembros pueden recibir medicamentos entregados directamente en su domicilio.

EL PROBLEMA

Desafortunadamente, el proceso de auditoría de registros médicos de Cerebral era completamente manual, requería mucho tiempo y era costoso.

Los procesos manuales de auditoría y control interno requerían cientos de horas cada mes de un equipo de auditores clínicos responsables de identificar individualmente las notas que se debían auditar. Para ello, debían trabajar a través de un proceso de creación de una muestra seleccionada de médicos para revisar y de problemas o temas para revisar en cuanto a adherencia o cumplimiento, y asegurarse de que los hallazgos de auditorías anteriores no se repitieran en el entorno.

“Para obtener una muestra seleccionada relevante, la creación manual mensual implicó revisar cientos de calendarios y citas de médicos para identificar y copiar enlaces de registros médicos en el EHR con el fin de localizar notas de sesiones reales para su revisión”, dijo Julia Dolan, directora asociada de operaciones conductuales en Cerebral.

“Los resultados y las observaciones se registraron luego por separado en otro documento, se analizaron y resumieron en un informe para la gerencia y el médico individual y, finalmente, se sintetizaron por separado para la alta dirección y el liderazgo ejecutivo dentro de la empresa”, continuó.

Además de requerir mucho tiempo, el proceso también era propenso a errores humanos. La finalización exitosa y la calificación de los resultados de la auditoría de los proveedores dependían de la meticulosa atención a los detalles por parte del auditor.

“Se les pidió que ingresaran el nombre del médico y el número de historia clínica en una plantilla de puntuación que se utiliza para documentar la retroalimentación”, explicó Dolan. “Esto naturalmente planteó los riesgos típicos de una auditoría, como errores de coincidencia de nombres, vínculos incorrectos u omisiones en la aplicación de un componente de auditoría a un historial.

“Siguiendo nuestro compromiso con la mejora continua y la iteración para garantizar una retroalimentación de auditoría de alta calidad, reconocimos las brechas en el proceso manual y nos mantuvimos diligentes y proactivos con los recursos que teníamos disponibles, una tarea nada despreciable para la gestión clínica”, agregó.

PROPUESTA

El proveedor Brellium ofreció una tecnología de revisión de gráficos impulsada por IA diseñada para simplificar la Gestión de notas clínicas no estructuradas mediante el uso de inteligencia artificial para realizar auditorías integrales y en tiempo real. Esta tecnología tenía como objetivo abordar un problema importante en la administración de la atención médica: las ineficiencias y los errores en la documentación clínica debido al procesamiento manual.

“La funcionalidad principal del sistema era preseleccionar todas las notas clínicas no estructuradas para detectar varios tipos de errores e inconsistencias que podrían afectar potencialmente la calidad de la atención al paciente y/o la facturación del seguro, como el estado de ánimo del cliente, los éxitos y los sucesores, las intervenciones basadas en evidencia y determinar si los objetivos del tratamiento son mensurables y limitados en el tiempo”, explicó Dolan.

“En concreto, la IA fue entrenada para identificar errores clínicos y detectar tendencias en las notas que podrían requerir atención”, continuó. “Este análisis preventivo también busca garantizar que los errores de facturación y/o codificación puedan identificarse y corregirse antes de la presentación de las reclamaciones de seguros, reduciendo así significativamente el riesgo de rechazo de reclamaciones y la necesidad de realizar retrabajos costosos”.

Además, al automatizar el proceso de revisión, la tecnología prometía reducir en un 98% el tiempo que los proveedores de atención médica dedicaban a la auditoría manual, agregó. Mientras que los métodos tradicionales solían permitir que solo se revisara en profundidad una pequeña fracción de las visitas de los pacientes, este enfoque impulsado por IA permitió a Cerebral ampliar el porcentaje de notas que revisa, aumentando la cobertura de las revisiones y permitiendo también una reducción drástica de la laboriosa tarea de la evaluación manual, con una reducción del 78% en el tiempo empleado, dijo.

“Esta mejora significativa en la eficiencia liberó recursos significativos, permitiendo a los proveedores de atención médica reasignar su tiempo y esfuerzos a actividades más centradas en el cliente y otras áreas administrativas”, señaló.

ENFRENTAR EL DESAFÍO

En diciembre de 2023, Cerebral comenzó a utilizar el proceso automatizado de revisión de historias clínicas en su división de atención conductual. Ante el desafío de procesar miles de notas de sesiones de terapia cada mes, Cerebral necesitaba un sistema escalable para garantizar el cumplimiento de sus requisitos internos de control de calidad y cumplimiento, así como de las obligaciones de las aseguradoras, sin la carga insostenible de las revisiones manuales.

“Nuestro equipo clínico trabajó directamente con el proveedor para entregar “Un sistema de inteligencia artificial personalizado que integra los formatos únicos de las notas de sesión de Cerebral, los tiempos de servicio y los requisitos de auditoría específicos de los socios de seguros”, explicó Dolan.

“Después de desarrollar conjuntos de preguntas y parámetros individualizados para cada tipo de plantilla de nota, el sistema de Brellium examina automáticamente las notas de sesión del EHR de Cerebral y destaca los ajustes necesarios, lo que reduce significativamente los recursos dedicados a las auditorías administrativas y permite más tiempo para la atención al paciente, al mismo tiempo que mitiga el riesgo de pérdida financiera por recuperaciones de seguros”, dijo.

RESULTADOS

A los seis meses de implementar la tecnología de IA, Cerebral ha experimentado una mejora espectacular del 81 % en el cumplimiento de criterios críticos de seguros y ha reducido el tiempo dedicado a auditorías de gráficos en un 78 %, lo que demuestra avances significativos en la eficiencia operativa.

Además, de marzo a junio de 2024, Cerebral ha visto cómo las puntuaciones medias de auditoría de los médicos mejoraron un 8%.

CONSEJOS PARA OTROS

“La auditoría de gráficos impulsada por IA nos ha permitido ampliar nuestra auditoría de documentación de una manera objetiva y operativamente eficiente”, afirmó Dolan. “Ha permitido a Cerebral revisar de manera más eficiente las tendencias y los patrones de error a través de una retroalimentación de datos precisa que podría pasarse por alto en la auditoría manual.

“A su vez, hemos podido identificar más fácilmente áreas de mejora e implementar mejor educación adicional en nuestros equipos clínicos de una manera significativa e impactante para impulsar la mejora continua”, continuó.

La auditoría de gráficos impulsada por IA ha permitido una eficiencia significativa en los flujos de trabajo de Cerebral y ha mejorado la calidad de la documentación de notas, concluyó.

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Neroly Escanio es escritor independiente para HealthDay, Radiology Today, la sección Living Well de The American Legion Magazine, St. Luke's University Health Network y otros. Se graduó magna cum laude de la Universidad de Tufts (1978), donde se especializó en inglés y fue editora del periódico estudiantil durante tres años.Educación Licenciatura en Artes (B.A.) en Inglés, Universidad de Tufts, Massachusetts

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